Administración por Procesos

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Análisis y Mejora de Procesos

"El mejoramiento de procesos finalizará cuando la capacidad imaginativa de las personas desaparezca."

Un proceso es un conjunto de actividades que se desarrolla de manera secuencial para generar un producto, bien o servicio que satisfaga y supere las expectativas de los clientes.

El mejoramiento de procesos consiste en optimizar los recursos mediante la reducción o eliminación de actividades innecesarias, dejando únicamente aquellas que agregan valor en beneficio de los clientes.

Objetivo

Incrementar la productividad, la competitividad y la calidad de los productos y servicios mediante el estudio, análisis y mejoramiento de procesos que permitan optimizar los recursos de la organización.

Objetivos Específicos

  • Formar facilitadores que intervengan conjuntamente con los consultores en el mejoramiento de procesos y asegurar que, una vez concluida la consultoría, gestionen su mejora continua.
  • Incrementar la eficacia, eficiencia y productividad de la organización mediante el mejoramiento de los procesos.
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Contenido del producto

El producto está conformado por los siguientes elementos independientes y complementarios:

  • Capacitación de funcionarios de las organizaciones clientes en técnicas de diseño y mejoramiento de procesos, con el fin de mantener, gestionar y mejorar continuamente el sistema.
  • Mapa de procesos.
  • Procedimientos que contienen los procesos mejorados.
  • Manual de procedimientos.
  • Implementación de los procesos mejorados.

Metodología de análisis y mejoramiento de procesos

● Identificar los macroprocesos y procesos (gobernantes, generadores de valor y de apoyo) que generan los bienes y servicios de la organización, así como los clientes de dichos productos, los insumos necesarios para producirlos y sus respectivos proveedores. Esta actividad se ejecuta con la participación de los grupos contraparte conformados en la organización, mediante talleres de trabajo en los que se definirán los procesos identificados. Como resultado se obtiene el Mapa de Procesos y el Portafolio de Bienes y Servicios.

● Determinar los procedimientos que se requiere documentar para cada uno de los procesos identificados. Esta actividad se realiza conjuntamente con la contraparte institucional. Como resultado se obtienen los procedimientos documentados y contenidos en un manual.

● Capacitar al personal que participa en la elaboración de los procedimientos mediante un Seminario-Taller.

● Elaborar los procedimientos acordados con la participación del personal responsable de su ejecución y estructurar el correspondiente Manual de Procesos.

El Manual de Procesos contendrá:


  • Mapa sistémico de procesos presentado de forma gráfica.
  • Lista de procedimientos asociados a cada proceso.
  • Procedimientos con el siguiente contenido:
    • Propósito del procedimiento.
    • Alcance del procedimiento.
    • Responsabilidades relevantes.
    • Diagrama de flujo del procedimiento, que incluye la descripción de actividades, entradas, salidas y controles.
    • Indicadores de gestión.
    • Documentos de referencia.
  • Análisis y aprobación por parte de la contraparte institucional.

Plan de implementación de la consultoría:

 

Para implementar el programa de consultoría se seguirá un plan que incluirá las siguientes actividades:

  • Conformación de la contraparte institucional.
  • Diagnóstico inicial.
  • Elaboración y aprobación del plan general y agendas de trabajo.
  • Seminario-Taller de capacitación en procesos.
  • Talleres de levantamiento y mejoramiento de procesos.
  • Análisis de la información.
  • Elaboración y presentación de los productos de la consultoría.

Beneficios

  • Permite contar con una organización orientada a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
  • Contribuye al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, mediante procesos diseñados para apoyar la generación de bienes y servicios.
  • Optimiza y mejora el uso de los recursos humanos, tecnológicos y materiales.
  • Facilita la delegación y desconcentración administrativa de manera planificada y controlada.
  • Mejora la gestión de las interrelaciones entre los actores institucionales, disminuyendo los tiempos de ejecución de los procesos y la generación de productos.
  • Previene errores mediante la implementación de un sistema formal y documentado de procedimientos que describen las actividades paso a paso.
  • Proporciona mecanismos de evaluación organizacional a través de indicadores de gestión definidos para cada proceso, generando información útil para la toma de decisiones.
  • Contribuye a la optimización de la estructura organizacional de la institución.
  • Mejora la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la organización.
  • Permite la reducción de los costos operativos asociados a los procesos.