Análisis y Mejora

De Procesos

“El mejoramiento de procesos finalizará Cuando la capacidad imaginativa De las personas desaparezca”

INTRODUCCIÓN

Proceso es un conjunto de actividades que se desarrolla de manera secuencial para generar un producto, bien o servicio, que satisfaga y supere las expectativas de los clientes.

Mejoramiento de procesos es optimizar los recursos mediante la reducción o eliminación de pasos innecesarios, dejando solamente aquellos que agreguen valor en beneficio de los clientes.

Mejoramiento de procesos es optimizar los recursos mediante la reducción o eliminación de pasos innecesarios, dejando solamente aquellos que agreguen valor en beneficio de los clientes.

1. OBJETIVO

Incrementar la productividad, competitividad y mejorar la calidad de los productos, mediante el estudio, análisis y mejora de procesos que permita optimizar los recursos.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

  • Formar facilitadores para que intervengan conjuntamente con los consultores en el mejoramiento de procesos; y, asegurar que una vez concluida la consultoría gestionen su mejoramiento permanente.
  • Incrementar la eficacia, eficiencia y productividad de la organización mediante el mejoramiento de los procesos.

3. CONTENIDO DEL PRODUCTO

El producto está conformado por los siguientes elementos independientes y complementarios:
  • Capacitación de funcionarios de las empresas clientes en técnicas de diseño y mejoramiento de procesos para mantener, gestionar y mejorar de manera continua el sistema.
  • Mapa de procesos.
  • Procedimientos que contiene los procesos mejorados.
  • Manual de procedimientos.
  • Implantación de los procesos mejorados.

4. METODOLOGÍA DE ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS

  • Identificar los macro procesos y procesos (Gobernadores, Creadores de valor y Soporte) que generan los bienes y servicios (productos) de la organización, los clientes de dichos productos, los insumos necesarios para producirlos y los proveedores de los insumos. Esta actividad se ejecuta con la participación de los grupos contraparte que se conforman en la empresa, mediante talleres de trabajo donde se definirán en función de los procesos identificados. Como resultado se obtiene el Mapa de Procesos y el Portafolio de Bienes y servicios.
  • Determinar los procedimientos que se requieren documentar por cada uno de los procesos identificados. Esta actividad se realiza conjuntamente con la contraparte institucional. Los productos que se obtienen de esta actividad son los procedimientos contenidos en un manual.
  • Capacitar al personal que participa en la elaboración de los procedimientos mediante un Seminario Taller.
  • Elaborar los procedimientos acordados, con la participación del personal responsable de ejecutarlo; estructurar el Manual de Procesos correspondiente. El contenido del Manual de Procesos es el siguiente:
    • Mapa sistémico de procesos, presentado de forma gráfica.
    • Lista de procedimientos asociados a cada proceso.
    • Procedimientos con el siguiente contenido:
  • Propósito del procedimiento
  • Alcance del procedimiento
  • Responsabilidades destacables
  • Diagrama de flujo del procedimiento, que incluye la descripción de actividades, entradas, salidas y controles.
  • Indicadores de gestión.
  • Documentos referenciados.
  • Análisis y aprobación por la contraparte institucional.
  • Para implementar el Programa de consultoría, se seguirá un plan con las siguientes actividades: Conformación de la contraparte Institucional, Diagnóstico inicial, Elaboración y aprobación del plan general y agendas de trabajo, Seminario Taller de Capacitación en procesos, Talleres de levantamiento y mejoramiento de procesos, Análisis de información, Elaboración y presentación de productos de la consultoría.

3. BENEFICIOS

  • Permite contar con una organización orientada a satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.
  • Aportan con los objetivos estratégicos de la organización, están modelados para apoyar y producir los bienes y servicios.
  • Optimiza y mejora el uso de los recursos humanos, tecnológicos y materiales.
  • Logra la delegación y desconcentración administrativa de manera planeada y controlada.
  • Facilita el manejo efectivo de las interrelaciones de los actores institucionales, disminuyendo el tiempo de ejecución de los procesos y generación de productos.
  • Previene posibles errores al contar con un sistema formal y documentado de procedimientos que describen las actividades paso a paso.
  • Proporciona un método de evaluación a la organización a través de los indicadores de gestión construidos para cada proceso, generando información para la toma de decisiones.
  • Aporta en la optimización de la estructura orgánica de la institución.
  • Mejora la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la organización.
  • Permite la reducción de los costos del proceso.